Cas d'Affaire

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L'objectif du domaine de connaissance du Thème Cas d'Affaire est “de fournir une structure pour juger si le Cas d'Affaire est souhaitable, viable et réalisable, et justifie l'investissement continu qui est fait pendant la durée du projet”.

On peut aussi dire que le Thème du Cas d'Affaire fournit un mécanisme pour juger si le projet est et demeure souhaitable et réalisable. Regardons à nouveau cette proposition et décomposons la :

  • Fournir une structure: Fournir des directives à suivre.
  • Souhaitable: Détermine si le produit est vraiment nécessaire (bénéfices vs contre-bénéfices).
  • Viable: Est-il possible à faire ? Sommes-nous capables de le délivrer ?
  • Réalisable: Est-il possible de réaliser les bénéfices ?
  • Justifie l'investissement continu: Dans le cas contraire, le projet devrait être arrêté.

Justification Economique

“Justification Economique” est un terme populaire dans nombre de méthodes, et est à présent utilisé par PRINCE2. La Justification Economique signifie qu'il y a une raison d'affaire valide pour faire le projet, et elle demeure valide toute la durée du projet. Si le Cas d'Affaire devient invalide au cours du projet, alors le projet devrait être arrêté. La Justification Economique est aussi l'un des 7 principes de PRINCE2.

Quel est le rôle d'un Cas d'Affaire dans un projet?

Le Cas d'Affaire rassemble toutes les informations permettant au management de juger si un projet est souhaitable, viable et réalisable, et donc un bon investissement. Le Cas d'Affaire est normalement développé au début du projet, à moins d'être fourni par la Direction de l'Entreprise ou du Programme. Une fois créé, il est maintenu tout au long de la vie du projet. Une bonne question à poser est “Pourquoi le Cas d'Affaire est-il maintenu et qu'est ce que cela signifie ?”

Aidons-nous d'un exemple pour l'expliquer. Votre entreprise souhaite investir 100.000€ pour une application commerciale, et en attend un retour sur investissement en 20 mois, en raison d'une baisse du travail administratif, qui conduira à une réduction de deux personnes dans le staff. Les clients seront capables de passer des commandes et de visualiser leurs informations de compte en ligne, et de ce fait, effectueront moins d'appels. Comme vous le voyez, cela semble être un beau projet.

Cependant, au bout de 3 mois de projet, vous constatez ceci : deux de vos plus grands clients ne veulent pas utiliser d'applications Web dans leur service d'achats, donc vous devrez conserver une personne du staff administratif. Le retour sur investissement change, et il faudra désormais 32 mois au lieu de 20 pour récupérer le coût du projet. Le Cas d'Affaire doit être mis à jour avec cette information.

En tant que Chef de Projet, vous devez montrer que le projet est toujours viable (si vous le pensez), mais s'il ne l'est plus, vous devez aussi recommander son arrêt au Comité de Pilotage.

Comme vous pouvez l'observer, le Chef de Projet doit constamment se demander “L'investissement dans le projet est-il toujours justifié?”

PRINCE2 part de l'hypothèse qu'il y a un client qui a besoin d'un produit, qui paiera pour et peut-être l'utilisera. PRINCE2 suppose aussi qu'il y a un Fournisseur qui réalisera le produit. Le client et le fournisseur peuvent appartenir à la même entreprise (deux services différents), ou alors le fournisseur peut être externe.

Comment mieux décrire ce qu'on reçoit d'un projet?

PRINCE2 utilise les termes “Livrable, Résultat et Bénéfices.” Ces termes aident à décrire ce que nous recevons d'un projet. Mon objectif est d'expliquer ces termes, et aussi de montrer comment ils diffèrent les uns des autres.

Je n'aime pas les définitions à la volée. Je préfère utiliser des questions précises pour expliquer un concept. Ainsi je vais commencer par 3 simples questions pour aider à comprendre les termes Livrable, Résultat et Bénéfices.

  • Question pour le Livrable: Quel produit sera livré par le projet ?
  • Question pour le Résultat: Qu'est ce que les utilisateurs peuvent mieux faire avec ce produit ?
  • Question pour les Bénéfices: Quelles sont les améliorations mesurables liées à l'utilisation de ce produit ?

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Etapes de création du Cas d'Affaire

Le Cas d'Affaire est développé pendant la séquence d'initialisation, et maintenu toute la durée du projet. Le Cas d'Affaire est ensuite vérifié par le Comité de Pilotage, afin que le projet puisse commencer. Il sera de nouveau réévalué à des moments clés du projet, tels que la fin de chaque séquence.

La création du Cas d'Affaire se déroule en 4 étapes :

  • Développer: Développer le Cas d'Affaire.
  • Vérifier: Vérifier le Cas d'Affaire.
  • Maintenir: Maintenir le Cas d'Affaire.
  • Confirmer les Bénéfices: Ils sont définis dans le Plan de Revue de Bénéfices.

Etape 1: Développer (Créer) le Cas d'Affaire

L'Exécutif est responsable de la création du Cas d'Affaire, mais il peut être écrit par d'autres personnes ou avec l'aide d'autres personnes. Par exemple, l'Exécutif pourrait faire intervenir une personne du service financier, pour l'assister avec les informations financières.

  • Avant le lancement du projet: Le Mandat du Projet contient généralement une ébauche du Cas d'Affaire, et expliquera les raisons d'être du projet.
  • Pré-Projet (EP): Les informations du Cas d'Affaire sont récupérées du mandat du projet et copiées vers l'ébauche du Cas d'Affaire, qui fera partie de l'Exposé du Projet.
  • Initialiser le Projet (IP): L'ébauche du Cas d'Affaire est développée (étendue) en document de Cas d'Affaire, généralement par l'exécutif, aidé d'autres personnes, et qui fera partie du Document d'Initialisation du Projet (DIP).

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Etape 2: Vérifier le Cas d'Affaire – Par le Comité de Pilotage

Qu'entend t'on par vérifier le Cas d'Affaire? Déterminer si le Cas d'Affaire est (toujours) intéressant (rentable). Cette vérification est faite à des points clés du projet par le Comité de Pilotage.

Question: Selon vous, quels sont les meilleurs moments de Vérification du Cas d'Affaire pour le Comité de Pilotage ?

Indice: Les moments de prise de décision du Comité de Pilotage.

Points de Vérification :

  • Point 1 : A la fin du processus “Elaborer le Projet”.
  • Point 2 : A la fin de la Séquence d'Initialisation.
  • Point 3 : Au début de chaque nouvelle séquence.

Les autres points de vérification sont tous ceux où le Cas d'Affaire est mis à jour ou revu. Ex: le Chef de Projet vérifie la Justification Continue pendant le processus “Gérer une Limite de Séquence”. Autrement dit, le Cas d'Affaire est utilisé pour justifier la viabilité continue du projet.

L'Exécutif doit s'assurer que le projet est rentable et en accord avec les objectifs de l'entreprise. Il doit aussi assurer les autres parties prenantes de la viabilité continue du projet. Donc le responsable du projet est l'Exécutif, et non le Chef de Projet.

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Etape 3: Maintenir le Cas d'Affaire

Que signifie Maintenir le Cas d'Affaire ?

Maintenir le Cas d'Affaire signifie le tenir à jour (c'est un document vivant) afin de refléter ce qui se passe dans le projet. Ca peut être fait lors de l'évaluation des risques ou des incidents, ou à la fin d'une séquence. Par exemple, certains changements qui peuvent augmenter ou réduire les coûts, des nouvelles informations sur un risque, etc.

Ainsi, quand est-il intéressant de mettre à jour le Cas d'Affaire au cours d'un projet ? La fin de chaque séquence est un bon moment pour mettre à jour les Cas d'Affaire, car vous aurez le coût réel de la dernière séquence, et peut-être une mise à jour du coût de la séquence suivante, ainsi toute information sur les risques ou les problèmes.

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Etape 4: Confirmer les Bénéfices

Les Bénéfices sont identifiés et documentés au début du projet dans le “Plan de Revue de Bénéfices” et le Cas d'Affaire. Pour chaque bénéfice mentionné, vous devez indiquer comment il sera mesuré, et quand est ce qu'il sera réalisé. Ces informations sont inscrites dans le Plan de Revue des Bénéfices.

Exemple de mesure : X% de réduction des coûts, X% d'augmentation des profits.

Les Bénéfices sont généralement réalisés après la fin du projet, mais certains peuvent l'être au cours du projet. L'étape Confirmer les Bénéfices vérifie si les bénéfices attendus ont été réalisés.

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Le Plan de Revue des Bénéfices

L'objectif du Plan de Revue des Bénéfices est d'identifier les bénéfices, et plus important encore, d'indiquer comment les mesurer. Autrement dit, le Plan de Revue des Bénéfices est utilisé pour planifier les évaluations des bénéfices. Vous pourrez ainsi comparer les nouveaux résultats avec la situation actuelle, qui sera prise comme référence.

L'objectif du Plan de Revue des Bénéfices est de :

  • Définir clairement comment mesurer les bénéfices.
  • Définir les activités nécessaires pour mesurer les bénéfices attendus du projet.

Le Plan de Revue des Bénéfices doit inclure des informations sur le calendrier prévu pour ces avantages. Il est créé par le Chef de Projet pendant la séquence d'initialisation. L'Utilisateur Principal est le responsable de la spécification et de la réalisation des bénéfices.

Pourquoi l'Utilisateur Principal est-il responsable de la spécification et de la réalisation des bénéfices ?

Il représente les utilisateurs qui demandent le produit, et doit donc être capable d'en décrire les bénéfices attendus. Ces bénéfices doivent montrer la rentabilité du projet (justifier l'investissement).

Il doit donc s'assurer de l'utilisation du produit et de l'obtention des avantages, et en est responsable devant l'Entreprise ou le Programme. Cela permet aussi de s'assurer de son engagement continu pendant la durée et après le projet.

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Contenu d'un Cas d'Affaire

Le Cas d'Affaire doit décrire les raisons de la réalisation du projet, et inclure les informations sur les estimations de coût, les risques, et les bénéfices attendus. Le Cas d'Affaire contient les parties suivantes :

  • Sommaire: Un bref aperçu du Cas d'Affaire pour la direction
  • Raisons: Raisons de la réalisation du projet (tiré du mandat de projet)
  • Options pour l'entreprise: Selon PRINCE2, il existe toujours trois options à considérer pour tout investissement :
    • Ne rien faire peut sembler étrange, mais considérons cet exemple : Supposons qu'on découvre que les bénéfices du projet de l'Application des Ventes ne seront pas réalisés, car plus de 66% des clients ne souhaitent commander en ligne, et préfèrent utiliser le téléphone. Dans ce cas, la meilleure option est de ne rien faire.

L'option “Ne rien faire” doit toujours être la première, car le Comité de Pilotage l'utilisera comme référence pour comparer avec les autres options qui nécessitent un investissement.

    • Faire le minimum: Nécessitent normalement une analyse détaillée montrant les coûts, les bénéfices et la viabilité.
    • Faire quelque chose: Nécessitent normalement une analyse détaillée montrant les coûts, les bénéfices et la viabilité.
  • Bénéfices Attendus': Liste chaque bénéfice et le moyen de le mesurer.
  • Contre-Bénéfices Attendus: Selon PRINCE2, un contre-bénéfice est un résultat qui est perçu comme négatif par une ou plusieurs parties prenantes. Un autre nom pourrait être effet secondaire négatif. Par exemple, avec le nouveau CRM, 50% du staff du support des ventes devront trouver un autre emploi.
  • Echéances: Début et fin du projet, quand les bénéfices seront réalisés.
  • Coûts: Coût du projet, plus celui de la maintenance après le projet.
  • Evaluation d'Investissement: Retour sur Investissement / calculs (coûts vs bénéfices).
  • Risques Principaux: Un résumé des risques principaux (tiré du Registre des Risques).

Référence