L'Adaptation

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Si PRINCE2 peut être utilisé pour tout type de projet, la question fondamentale est de savoir quelle est la meilleure façon de l’appliquer pour gérer un projet spécifique. L’Adaptation fait référence à la personnalisation de PRINCE2 appropriée pour chaque projet. L’Adaptation répond donc à la question suivante : quelles quantités de planning, de contrôle, de thèmes et de processus peut-on utiliser pour un projet donné?

L’Incorporation consiste en l’adoption de PRINCE2 en tant que méthode de management de projet dans une entreprise. Elle se focalise donc sur les standards, les procédures et l’intégration, tandis que l’Adaptation est réalisée par le Chef de projet, pour adapter la méthodologie à chaque projet.

Approche Générale de l’Adaptation

Nombreux sont ceux qui pensent qu’ils n’ont pas besoin de méthodologie de gestion de projet parce que leurs projets sont trop petits, ou alors l’utilisation d’une méthodologie est très coûteuse. Ils ne réalisent pas qu’ils peuvent ou plutôt, doivent adapter la méthode à l’environnement du projet et non augmenter la complexité du projet pour satisfaire PRINCE2.

Considérons le cas de l’émission télé The Apprentice, il y a chaque semaine un nouveau projet de 2 jours pour lequel deux équipes ayant chacune un chef de projet, s’affrontent. En regardant cette émission vous constaterez que les chefs de projet commettent généralement les mêmes erreurs, et une méthodologie les aiderait bien à améliorer leur efficacité. De plus, pour un projet de cette taille, la charge administrative ne devrait pas excéder 2 ou 3 pages de texte, ce qui est vraiment minime.

La première idée qui vient généralement à l’esprit en imaginant l’Adaptation, est de choisir quelques bouts de la méthode PRINCE2, et de les utiliser pour manager un projet. Cependant, lorsque l’on procède ainsi, ces bouts deviennent isolés, et on sort du cadre d’un projet PRINCE2. L’objectif de l’Adaptation est de trouver un niveau de gestion qui n’encombre pas le projet, mais lui apporte niveau contrôle approprié.

Si la méthode n’est pas adaptée à l’environnement d’un projet, alors ce projet ne peut être géré efficacement. C’est ce qui arrive lorsqu’on applique aveuglément une méthodologie.

L’Adaptation c’est trouver la meilleure façon d’appliquer la méthode au projet, pour obtenir un bon équilibre entre le contrôle du projet et la charge administrative. Quelques points à considérer:

  • Comment adapter les Thèmes?
  • Quels termes/langage devraient-être intégrés?
  • Est-il nécessaire de réviser les descriptions de produits pour les produits d’administration produits de management pour accommoder les parties prenantes?
  • Est-il nécessaire de réviser les descriptions de rôles des projets PRINCE2 (par exemple, pour correspondre aux standards d’une organisation)?

Que faut-il changer lorsqu’on fait l’Adaptation

Ci-dessous, se trouve une liste des parties principales de PRINCE2. Pour chacune d’elles, je donnerai quelques conseils, sur les changements à considérer lors de l’Adaptation de PRINCE2 à l’environnement d’un projet:

  • Principes: Tous les 7 principes doivent être présents dans chaque projet. Cette règle est immuable.
  • Themes: Les Thèmes sont très souvent adaptés, généralement à travers la personnalisation des stratégies de gestion.
  • Termes et Langage: Chaque organisation peut avoir son langage d’affaire spécifique. Par exemple, certaines entreprises utilisent le terme Charte de Projet pour parler de l’ Exposé du Projet. C’est une bonne idée d’utiliser ces termes pour le projet, en lieu et place des termes de PRINCE2.
  • Produits de Management: PRINCE2 fournit des Produits de Management pour aider l’exécution du projet. Ils peuvent être ajustés pour intégrer la façon de travailler d’une entreprise. Par exemple un projet peut avoir besoin d’un modèle différent d’Enregistrement de Configuration, car il traite de plusieurs types de produits différents.
  • Rôles and Responsabilités: PRINCE2 fournit des descriptions de rôles, mais elle devraient être adaptées pour chaque projet. Par exemple, une entreprise pourrait ne pas utiliser de Support Projet, dont le Chef de Projet devra trouver une autre personne pour s’occuper de la gestion de configuration. Une autre entreprise pourrait avoir un Bureau des Projets et une personne responsable du Plan de Revue des Bénéfices; donc, la responsabilité devra être changée.
  • Processes: Tous les projets devraient être adaptés, mais ça peut être différent pour chaque projet. Par exemple, un Bureau des Projets pourrait lancer un projet, non pas en fournissant le mandat du projet, mais directement l’Exposé du Projet avec un aperçu du Cas d’Affaire. Un autre projet pourrait conduire une étude de faisabilité. Les résultats de ce projets seraient majoritairement des produits de management réalisés dans les deux premiers processus.

Niveau d’expérience pour effectuer l’Adaptation

Lorsque vous débutez dans PRINCE2 et dans la gestion de projet, la notion d’Adaptation peut être difficile à comprendre dans un premier temps. Il est juste nécessaire de savoir qu’elle existe. Si vous avez déjà travaillé sur un projet, une bonne façon de commencer est de se demander ce que le Chef de projet changerait, si le projet était à refaire. Plus vous aurez de l’expérience avec la gestion des projets et PRINCE2, plus ce sera facile à comprendre.

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