Les Thèmes

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Selon PRINCE2, les Thèmes sont les aspects du projet qui doivent être abordés en permanence. Une autre manière de l'expliquer est de dire que les Thèmes sont des domaines de connaissance, donc chaque Thème apporte un savoir-faire sur un domaine spécifique de la gestion de projet tels que le Cas d'Affaire, la Planification, la Qualité, etc. Posez-vous la question suivante pour un moment :

Question : Quelles activités sont réalisées au début du projet pour le mettre en place, le définir, et sont utilisées pour le surveiller et le maintenir tout au long de son cycle de vie ?

Réponse : Les Thèmes.

  • Le Thème du Cas d'Affaire est nécessaire pour définir la raison pour laquelle le projet est réalisé, et vérifier si cette raison reste valide.
  • Le Thème de l'Organisation est utile pour savoir qui est qui, qui fait quoi, et quelles sont les responsabilités de chacun.
  • Nous devons créer les Descriptions de Produits, ensuite créer le Plan du Projet pour le guider, et réaliser les produits. Ceci est couvert par le Thème des Plans.
  • Nous devons faire attention à ce que les produits réalisés soient conformes aux attentes des utilisateurs, et s'assurer que ces derniers pourront les utiliser comme prévu. Le Thème de la Qualité aborde ces questions.
  • Nous devons aussi trouver une manière d'évaluer et gérer les risques. C'est l'objectif du Thème des Risques.

Retenez que les Thèmes sont les activités que vous réalisez au début du projet pour le mettre en place, et que vous utilisez pour le surveiller et le maintenir tout au long de sa durée. On peut aussi dire que les Thèmes fournissent des indications sur la façon dont les choses doivent être faites pendant le projet.

Les Thèmes doivent aussi être adaptés aux projets sur lesquels vous travaillez. Cela dépendra du projet et de l'environnement de travail. Par exemple, si vous construisez un module lunaire, vous n'avez droit qu'à une seule chance pour le réussir, de ce fait, il faudra mettre plus d'accent sur les thèmes de la Qualité et des Risques.

Cas d'Affaire

Le Cas d'Affaire répond à des questions telles que :

  • Pourquoi faisons-nous ce projet ?
  • Quelles sont les raisons du point de vue business ?
  • Quels sont les bénéfices pour l'entreprise ?

Le Thème du Cas d'Affaire permet de savoir s'il y a un solide et valide Cas d'Affaire au début du projet, et comment vérifier qu'il a toujours de la valeur tout au long du projet. L'Exécutif est responsable de la création du Cas d'Affaire, mais il peut être rédigé par ou avec l'aide d'autres personnes. Par exemple, l'Exécutif pourrait se faire assister d'une personne du département des finances, pour tout ce qui concerne les informations financières.

Le Mandat du Projet contient généralement quelques informations sur le Cas d'Affaire. Ces informations sont reprises et étendues dans l'ébauche du Cas d'Affaire au début du projet, et feront partie de l'Exposé du Projet. Enfin l'ébauche du Cas d'Affaire sera étendue en un document de Cas d'Affaire séparé, qui fera partie du Document d'Initialisation du Projet.

Organisation

Le Thème de l'Organisation répond aux questions suivantes :

  • Qui est qui dans le projet ?
  • Qui est le Sponsor du projet ?
  • Qui est responsable du Cas d'Affaire ?
  • Quels sont les représentants des Utilisateurs et des Fournisseurs ?
  • Quels sont les rôles exacts et leurs responsabilités ?
  • Qui est le Chef de Projet ?

Une bonne manière de le retenir est la question suivante : Quelles sont les règles d'engagement ? Le Thème de l'Organisation apporte des informations sur l'Equipe de Gestion de Projet, et sa structure et responsabilité. Un projet PRINCE2 est basé sur un environnement Client/Fournisseur. D'un côté il y a le Client, qui va spécifier les besoins, et très probablement payer pour le projet. De l'autre il y a le Fournisseur, qui va apporter les ressources, faire le travail et livrer les résultats.

Selon PRINCE2, une bonne Equipe [de Gestion] de Projet doit avoir :

  • Des représentants pour le Business, les Utilisateurs et les Fournisseurs.
  • Des responsabilités définies pour diriger, gérer et livrer le projet.
  • Une stratégie efficace pour gérer les flux de communication entre les parties prenantes.

Qualité

Le Thème de la Qualité répond aux questions suivantes :

  • A quel niveau de qualité le produit devra être à la fin du projet pour être conforme aux attentes des utilisateurs (en d'autres termes, prêt à l'usage) ?
  • Que pouvons-nous faire pour vérifier la qualité durant le projet, et s'assurer que le projet livre le niveau de qualité requis ?

Ce thème à découvrir les exigences en qualité. L'approche de PRINCE2 sur la qualité est de se concentrer sur les produits le plus tôt possible, demander le niveau de qualité attendu pour chaque produit du projet, et documenter le tout dans les Descriptions de Produit.

Le document de Stratégie Qualité est utilisé pour définir comment la qualité sera gérée dans le projet, par exemple, les standards à appliquer, les différentes responsabilités pour atteindre les niveaux de qualité requis pendant le projet.

Plans

Ce Thème répond à des questions telles que :

  • Comment s'y prendre pour réaliser les produits du projet ?
  • Quelles seront les étapes ?
  • Comment faire la planification axée sur le produit ?
  • Quel est le niveau de qualité requis ?
  • Combien ça coûtera ?
  • Quel est le niveau de détail requis pour chaque plan ?
  • Quelles sont les personnes impliqués et quelles sont leurs responsabilités ?
  • Quand seront prêtes certaines choses ?
  • Qui doit recevoir une copie des plans ?

UN plan PRINCE2 ne se résume pas à un diagramme de Gantt; c'est plus compréhensif que ça. C'est un document qui décrit comment, quand et par qui un objectif ou un ensemble d'objectifs spécifiques doivent être atteints. Ces objectifs incluront les produits du projets, les délais, les coûts, la qualité et les bénéfices. Il y a beaucoup de texte dans le plan pour expliquer ce qui va se passer.

Le Plan du Projet est mis à jour à la fin de chaque séquence, pour montrer ce qui a été fait, les produits réalisés, et le plan de la séquence suivante. Le plan du projet donne une image actualisée du statut du projet qui peut être comparé au Plan du Projet de référence, pour savoir comment le projet se déroule par rapport aux prévisions.

Vous apprendrez les différents niveaux de plans :

  • Le Plan du Projet, qui est un plan de haut niveau, et principalement utilisé par le Comité de Pilotage.
  • Le Plan de Séquence, qui sert plan de gestion au jour le jour pour le Chef de Projet.
  • Le Plan d'Equipe, qui est utilisé par le Chef d'Equipe.

Risque

Chaque projet est unique, car il essaie toujours d'apporter une nouveauté. De ce fait il y a toujours une certaine quantité de risques associée à chaque projet.

Ce Thème aide à trouver des réponses à ces différentes questions :

  • Quels sont les risques ?
  • Que faire si un risque se produit ?
  • Comment identifier, analyser et documenter les risques ?
  • Comment réduire la probabilité d'un risque ?
  • Comment gérer et surveiller les risques tout au long du projet ?

Un risque est un événement ou un ensemble d'événements incertains qui s'ils devaient se produire, auraient un effet positif ou négatif sur le projet. On appelle Menace, un risque ayant un impact négatif sur les objectifs du projet. Une Opportunité est un risque ayant un effet positif sur les objectifs du projet.

Les risques affectent donc les objectifs d'un projet, plutôt que le projet en lui même. En d'autres termes, un risque peut impacter ce que le projet souhaite accomplir. Le Management des Risques est la discipline qui a pour but d'identifier et d'évaluer les risques. De plus, elle traite aussi de la planification et de la manière de répondre à ces risques. Le document de Stratégie des Risques des techniques spécifique de gestion des risques.

Changement

Dans la plupart des projets, il y a des incidences, des demandes de modification et de nouvelles exigences. Le Thème du changement traite la question : “Quel est l'impact de cette incidence ?”

Ce thème décrit donc (1)comment évaluer ces questions et ces demandes, (2)comment réagir face à elles, (3) comment les gérer.

Toutes ces incidences et tous ces changements peuvent affecter directement le Plan de référence du Projet. Toute demande de changement doit être correctement gérée. Tous les projets doivent avoir un bon processus de Management des Changements et des Incidences, afin de les identifier, évaluer et contrôler, en d'autres termes, mieux les maîtriser.

Le Contrôle des Incidences et la Maîtrise des Changements doivent se faire pendant toute la durée de vie du projet. L'objectif n'est pas d'empêcher les changements (car ils sont inévitables), mais de faire en sorte qu'ils soient consentis et approuvés avant d'être mis en place. Le Thème du Changement couvre aussi la Gestion des Configurations. Chaque projet nécessite un Système de Gestion des

Configurations, qui permet de suivre les produits, les incidents et les changements. Le document de Stratégie de Configuration décrit comment les incidences et les changements sont gérés dans le projet. Il permet de répondre à des questions telles que :

  • Comment les produits doivent être planifiés, identifiés, contrôlés et vérifiés ?
  • Comment seront traités les problèmes et les changements ?
  • Quels outils seront utilisés (ex : SharePoint, Niku Clarity, Shared Drive)?
  • Quelles données doivent être conservées pour chaque produit (ex : Description de Produit, Enregistrement de Configuration, etc.)?

Progression

Durant son cycle de vie, un projet doit être surveillé. Des Rapport d'Avancement et de Fin de Séquence doivent être rédigés pour montrer la progression du projet par rapport au plan convenu. Des vérifications doivent être effectuées pour s'assurer que le processus d'escalade marche correctement. Il est nécessaire d'évaluer en permanence tout au long du cycle de vie si le projet devrait continuer ou non.

Ce thème répond donc aux préoccupations suivantes :

  • Comment le projet sera contrôlé ?
  • Quand les rapports seront-ils faits ?
  • Où en sommes-nous par rapport au plan ?
  • Le projet est-il encore viable ?

Le but du Thème de la Progression peut être expliqués en 3 parties :

  • Etablir comment contrôler et comparer les résultats courants avec ceux qui ont été planifiés.
  • Donner des prévisions sur les objectifs et la viabilité [continue] du projet.
  • Etre en mesure de contrôler tout écart inacceptable.

En d'autres termes, ce thème sert à comparer la progression du projet par rapport au plan, vérifier sa viabilité et contrôler tous les écarts. Le contrôle est basé sur la prise de décision et est essentiel pour la gestion de projets, afin d'assurer que le projet demeure viable par rapport à son Cas d'Affaire approuvé.

Référence