Organisation

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Dans certains cas, le processus de définition de l'Organisation du Projet, et des Rôles et Responsabilités est précipité, et d'autres activités telles que le début du développement des produits (le plus tôt possible), sont vues comme étant plus importantes. En tant que Chef de Projet, vous dépendez d'autres personnes pour prendre des décisions, fournir des informations et réaliser des activités. Il est donc important de le documenter et de s'y conformer, autrement vous vous retrouveriez à courir après des ombres.

L'une des premières tâches qu'un Chef de Projet devrait réaliser pour chaque projet, est d'avoir une bonne idée de qui est qui dans l'organisation, ainsi leurs rôles et responsabilités. Commencez par l'Exécutif, qui quelques fois pourrait avoir besoin qu'on lui rappelle qu'il est le responsable ultime du projet, et non le Chef de Projet.

La direction pourrait mettre la pression sur le Chef de Projet pour lancer la réalisation des produits au plus tôt, car ils veulent commencer l'utilisation ou la vente des produits du projet, et ne connaissent pas l'importance des processus d'Elaboration et d'Initialisation du Projet. Le Chef de Projet peut se servir des idées suivantes pour documenter l'organisation du projet:

  • Regarder les profils de Rôles & Responsabilités de projets similaires dans l'organisation.
  • Rencontrer l'Exécutif pour discuter de ses responsabilités, et concevoir le Comité de Pilotage.
  • Préparer un workshop avec le Comité de Pilotage, et utilisez les connaissances de ce Thème pour définir les questions les plus pertinentes à poser (ex. Comment la communication sera effectuée pendant le projet ? et Qui est responsable de la définition des bénéfices ?).
  • Confirmer chaque personne a l'autorité nécessaire, le savoir, la disponibilité, et donne son accord (par écrit) sur ses rôles et responsabilités.

L'Organisation selon PRINCE2

L'objectif de ce thème est d'aider à définir et établir une structure de reddition des comptes et de responsabilités du projet; en d'autres termes, identifier le "Qui" du projet.

Chaque projet PRINCE2 est basé sur un environnement client/fournisseur. Une partie est le client, qui spécifie les besoins et paie très probablement pour le projet. L'autre est le fournisseur, qui apportera les ressources, fera le travail et livrera les produits demandés.

A votre avis, qu'est ce qui fait une bonne équipe de projet ? PRINCE2 indique d'une bonne équipe de projet doit :

  • Avoir des représentants du Business, des Utilisateurs et des Fournisseurs.
  • Avoir des responsabilités définies pour la direction, la gestion et la livraison du projet.
  • Avoir des revues régulières du projet, pour vérifier que tout est dans les rails.
  • Avoir une stratégie efficace de gestion de la communication avec les parties prenantes.

En résumé, chaque projet a besoin de direction, de gestion, de contrôle et de communication.

Le Thème de l'Organisation aide à définir et établir une structure de reddition des comptes et des responsabilités du projet.

Définitions

Qu'est ce qu'un Projet?

Une définition basique de projet est : “un ensemble de tâches à réaliser pour accomplir un objectif particulier.” PRINCE2 définit un projet comme étant : “une organisation temporaire créée en vue de livrer un ou plusieurs produits d'entreprise, conformément à un Cas d'Affaire convenu ”.

Qu'est ce qu'un Programme?

Un Programme est une structure d'organisation temporaire et flexible créée pour coordonner, diriger et superviser l'implémentation d'un ensemble de projets liés et activités en vue de produire des résultats et bénéfices liés aux objectifs stratégiques de l'organisation.

Par exemple, une entreprise peut créer un Programme pour l'implémentation de Six Sigma dans chaque service et chaque pays d'une organisation. L'objectif stratégique ici serait améliorer la qualité par x% en utilisant Six Sigma. Le Programme pourrait initier plusieurs projets différents pour atteindre cet objectif. Cela pourrait se faire par service ou par pays, mais le tout sera sous le contrôle du Programme.

Qu'est ce qu'une Direction d'Entreprise?

Un Projet peut faire partie d'un Programme. S'il est en dehors d'un Programme, on dit qu'il existe dans une Organisation d'Entreprise, car certaines entreprises peuvent ne pas avoir d'environnement de Programme. PRINCE2 utilises le terme Direction de l'Entreprise pour parler du leadership d'une telle organisation.

Rôles

PRINCE2 places les responsabilités du projet dans des rôles, et non des personnes. Ces rôles peuvent être assignés à des personnes. De cette façon, une personne peut avoir plus d'un rôle. Par exemple, dans de grands projets, le rôle de Support du Projet peut être assigné à une ou plusieurs personnes. Dans de petits projets, les rôles de Chef de Porjet et de Support du Projet peuvent être assignés à la même personne.

Partie Prenante

Une partie prenante est toute personne ou groupe qui peut être affecté par le projet ou alors avoir un effet sur le projet. Cette définition inclut le Comité de Pilotage et l'Equipe Projet, les potentiels utilisateurs, ceux qui pourraient en tirer bénéfice (actionnaires), ainsi que ceux qui en seraient affectés négativement.

3 Intérêts du Projet

Un projet PRINCE2 devrait toujours avoir trois principales catégories de parties prenantes, qui doivent être représentées dans le Comité de Pilotage. Ce sont le Business, l'Utilisateur et le Fournisseur.

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Les Intérêts Business

Le rôle d'Exécutif dans le Comité de Pilotage s'occupe des intérêts du Business. Il doit y avoir un Cas d'Affaire; autrement le projet ne peut (ne doit) pas commencer. Ils doivent toujours poser la question : “Est-ce que ce projet est rentable ?”

Les Intérêts Utilisateur

Les Utilisateurs bénéficient des produits du projet en les utilisant. Ils peuvent aussi assurer la maintenance et le support des livrables du projet. Ils ont besoin d'une représentation dans le Comité de Pilotage, pour s'assurer que les bons produits sont réalisés au niveau de qualité requis. Le rôle d'Utilisateur Principal représente les intérêts des Utilisateurs dans le Comité de Pilotage.

Les Intérêts Fournisseur

Le Fournisseur apporte les ressources et le savoir-faire pour créer les produits. Dans une organisation, ça peut être interne ou externe. Par exemple, un Service IT interne, ou une entreprise IT externe. Les Intérêts Fournisseur sont représenté dans le Comité de Pilotage per le rôle de Fournisseur Principal.

Client/Fournisseur

Le terme client est un terme général qui peut inclure les intérêts utilisateur et business dans certains projets (ici, les utilisateurs appartiennent à l'organisation qui paie pour le projet).

Ex: Le Service des Ventes veut une nouvelle application commerciale.

Le terme client peut juste se référer aux intérêts utilisateur et le fournisseur inclura les intérêts fournisseur et business (ici, les utilisateurs sont extérieurs à l'organisation qui paie pour le projet).

Ex: une entreprise de magazines créé un service d'informations en ligne pour ses clients.

Les quatre niveaux d'une organisation de projet

Il est important que vous compreniez la différence entre la structure de Management de Projet (organisation du projet) et l'Equipe de Management de Projet. La structure de Management de Projet a 4 niveaux alors que l'Equipe de Management de Projet en a 3.

Les 4 niveaux d'une structure de Management de Projet sont:

  • Direction de l'Entreprise ou du Programme
  • Direction
  • Management
  • Livraison

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Direction de l'Entreprise ou du Programme

Ce niveau est responsable de commanditer le projet et d'identifier l'Exécutif. On y définit aussi les tolérances du projet à respecter par le Comité de Pilotage, et aussi la fréquence le Comité de Pilotage les tiendra informés des avancées du projet.

Direction (Comité de Pilotage de Projet)

Le Comité de Pilotage est responsable de la direction et du succès du projet. Ils ont pour charge de:

  • Approuver les ressources et les plans principaux, ex: Plan de Projet, Plan de Séquence.
  • Autoriser toute déviation si des dépassements de tolérances sont prévus ou réalisés.
  • Approuver la complétion de chaque séquence, et autoriser la séquence suivante.
  • Communiquer avec les autres parties prenantes, dont la Direction de l'Entreprise ou du Programme.
  • Le processus Diriger un Projet décrit le travail du Comité de Pilotage.

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Management (Chef de Projet)

Le Chef de Projet est responsable de management du projet au jour le jour. Sa principale responsabilité est d'assurer que le projet réalise les produits prévus, en accord avec les objectifs qui sont la Durée, le Coût, la Qualité, le Périmètre, les Risques et les Bénéfices.

Livraison (Chef d'Equipe)

Les membres de l'équipe sont responsables de la livraison des produits du projet, à un certain niveau de qualité, dans une durée et à un coût spécifiques. Un Chef d'Equipe peut avoir l'autorité de créer des plans et de gérer une équipe pour réaliser et livrer les produits demandés.

Le processus Gérer la Livraison des Produits est celui dans lequel les équipes créent les produits.

Comité de Pilotage

Le Comité de Pilotage est constitué des rôles d'Exécutif, d'Utilisateur Principal et de Fournisseur Principal. Le rôle d'Exécutif ne peut être occupé que par une personne, alors que ceux d'Utilisateur Principal et de Fournisseur Principal peuvent être assignés à une ou plusieurs personnes. L'Exécutif est responsable du Cas d'Affaire, et a le dernier mot sur les décisions prises. Le Comité de Pilotage n'est donc pas une démocratie.

Les devoirs du Comité de Pilotage sont les suivants :

  • Être responsable du succès ou de l'échec du projet.
  • Donner une direction unifiée au projet et au Chef de Projet.
  • Fournir les ressources et autoriser les fonds nécessaires au projet.
  • Fournir un soutien visible et durable au Chef de Projet.
  • Assurer une communication efficace entre l'équipe de projet et les parties prenates externes.

En réalité, trop de projets ont des Comités de Pilotage qui ne comprennent pas leurs rôles, et ne fournissent pas le support nécessaire au Chef de Projet.

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L'Exécutif:

L'Exécutif est désigné par la Direction de l'Entreprise ou du Programme. Il est responsable du projet, et est accompagné dans sa mission par l'Utilisateur Principal et le Fournisseur Principal.

Etant le responsable ultime du projet, l'Exécutif intervient dans le processus de désignation et de sélection de l'Equipe de Management de Projet, dont le Chef de Projet et les autres membres du Comité de Pilotage.

Il est responsable du développement du Cas d'Affaire au début du projet, et pose régulièrement la question : “le projet est-il toujours rentable ?”, pendant le déroulement du projet.

L'Utilisateur Principal:

Ses responsabilités sont les suivantes:

  • Spécifier les besoins (exigences) de ceux qui utiliseront les produits du projet.
  • Faire la liaison entre l'Equipe de Management de Projet et les Utilisateurs.
  • S'assurer que la solution remplit les critères et exigences des Utilisateurs, spécifiquement en terme de qualité et de facilité d'usage.
  • Fournir les informations nécessaires pour le Plan de Revue des Bénéfices.

Le Fournisseur Principal:

Le Rôle de Fournisseur Principal représente les intérêts de ceux qui conçoivent, développent, facilitent, et mettent œuvre les produits du projet. Ils fournissent les ressources au projet, et s'assurent que les bonnes personnes, outils, équipements et connaissances sont en place, et que les produits respecteront les exigences, notamment les critères de qualité. Le Fournisseur Principal peut venir de l'organisation cliente (ex: Le Responsable des Achats) ou d'un Fournisseur. Ce rôle peut être occupé par une ou plusieurs personnes.

Assurance Projet:

Pourquoi avons-nous besoin d'une Assurance Projet ? Considérons les situations suivantes: Un Chef de Projet n'est pas au courant des standards de qualité de l'entreprise, alors les produits réalisés répondront difficilement aux attentes.

Un Chef de Projet découvre un gros problème, et ne le rapporte pas car il ne veut pas être le porteur de mauvaise nouvelles, et espère que le problème s'en ira de lui même.

Dans chacune de ces situations, le Chef de Projet pourrait dire au Comité de Pilotage que tout va bien, et que le projet évolue comme prévu. Il est donc important que le Comité de Pilotage ait un deuxième avis. Ce deuxième avis est appelé Assurance ou Assurance Projet.  

  • L'Exécutif est responsable de l'Assurance Business.
  • Ils s'assurent que tous les aspects business du projet sont corrects.
  • Ils demandent régulièrement : Le projet est-il toujours rentable ?
  • L'Utilisateur Principal est responsable de l'Assurance Utilisateur.
  • Ils s'assurent que le projet délivre de bons produits, conformes aux exigences.
  • Ils demandent régulièrement : Est-ce que le produit fonctionnera comme prévu ?
  • Le Fournisseur Principal est responsable de l'Assurance Fournisseur.
  • Ils s'assurent que les produits sont livrés comme prévu, et que les bons matériaux et les bonnes personnes sont en place pour effectuer le travail.
  • Ils demandent régulièrement : Est-ce qu'on peut le faire dans les limites de durée, de coûts et des autres variables ?

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Le Comité de Pilotage peut décider de faire se travail d'assurance lui même, ou alors déléguer ces tâches. Les membres de l'Assurance Projet doivent fournir du support au Chef de Projet, en le mettant au courant des standards à utiliser pour le projet. Le Chef de Projet doit aussi se sentir libre de demander des conseils à l'Assurance Projet.

Autorité de Changement

L'Autorité de Changement est une personne ou un groupe de personnes à qui le Comité de Pilotage peut déléguer la responsabilité de la gestion des requêtes de changement ou des hors-spécifications. Ce rôle fait partie de l'Equipe de Management de Projet. L'Autorité de Changement peut se voir attribuer un budget de changement et peut approuver des changements dans ce budget.

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L'Autorité de Changement peut être déléguée à plusieurs niveau en fonction de l'importance ou de la sévérité du changement.

Comme vous le voyez, plusieurs rôles peuvent avoir des responsabilités d'Autorité du Changement:

Sévérité - Requête de Ch. Qui décide?

  • Niveau 5 Dir. Entreprise / Programme
  • Niveau 4 Comité de Pilotage
  • Niveau 3 Autorité de Changement
  • Niveau 2 Chef de Projet
  • Niveau 1 Support Projet / Assistance

Par exemple, un problème de Niveau 2 (requête de changement): Le Chef de Projet peut décider si un seul produit est impacté et le coût du changement est inférieur à 400€, et bien entendu dans les limites de tolérance.

Pourquoi le Comité de Pilotage n'assume pas toutes les responsabilités de l'Autorité de Changement au cours d'un projet? Si peu de changements sont attendus, alors le Comité de Pilotage peut le faire. Si trop de changements sont attendus, alors il est préférable d'utiliser une Autorité de Changement séparée. C'est plus efficace pour le processus de gestion des changements, et le temps précieux du Comité de Pilotage est ainsi moins sollicité.

Chef d'Equipe

Le rôle de Chef d'Equipe est optionnel et est généralement utilisé:

  • Lorsque le projet est grand et il y a plusieurs participants.
  • Lorsqu'il y a un besoin se connaissances ou compétences spécialisées sur les produits à réaliser (ex: diriger une équipe de développement Java, etc.).
  • Pour des raisons géographiques : si certains membres du projet sont situés sur un autre site, alors le Chef d'Equipe est le relai entre le Chef de Projet et les membres de l'autre site éloigné.
  • Lorsque le projet est réalisé par une entreprise externe, il est plus facile et efficace de coordonner avec un Chef d'Equipe plutôt que de travailler directement avec tous les membres de l'équipe.

Le Chef d'Equipe à la responsabilité de réaliser les produits décrits dans les Lots de Travail par le Chef de Projet, et lui fournit des rapports d'avancement réguliers.

Support Projet

Le rôle de Support Projet fournit les services suivants:

  • Services administratifs (pour assister le Chef de Projet), conseils et recommandations sur l'utilisation des outils de gestion de projet ou de Management de la Configuration.
  • Peut aussi aider à la planification, et fournir des services de gestion des risques.
  • La responsabilité typique du Support Projet est le Management de la Configuration, et donc suit les recommandations de la Stratégie de Configuration. C'est l'un des quatre documents de stratégie créés au début du projet.

Le Chef de Projet est responsable du Support Projet. Ce rôle n'est pas optionnel et doit donc être assigné à une ou plusieurs personnes. Les plus grandes organisations pourraient avoir un Bureau des Projets qui fournit ces services pour plusieurs projets.

Engagement des Parties Prenantes

Qu'est-ce que l'Engagement des Parties Prenantes? L'Engagement des Parties prenantes est le processus d'identification et de communication efficace avec ces personnes ou groupes qui ont un intérêt dans les résultats du projet. Comme exercice, imaginez l'ensemble des parties prenantes, si vous deviez construire un nouvel incinérateur à la périphérie d'une ville. Vous aurez des groupes de résidents, des entrepreneurs, le conseil municipal, les futurs travailleurs, les services environnementaux, etc., et certaines parties prenantes peuvent être pour ou contre le projet.

PRINCE2 indique que la communication avec les parties prenantes est la clé du succès du projet. C'est quelque chose que l'Exécutif et le Chef de Projet doivent garder à l'esprit pendant le projet. La communication avec les parties prenantes pendant le projet sera définie dans la Stratégie de Communication.  

La Stratégie de Communication

Qu'est ce que la Stratégie de Communication ? C'est un document qui définit en détail comment les communications seront effectuées pendant le projet (ex: ce qui sera communiqué, qui recevra la communication, et à quelle fréquence). Le Chef de Projet se référera à ce document tout au long du projet.

La Stratégie de Communication définit comment les communications seront effectuées tout au long du projet.

Que contient la Stratégie de Communication ? Elle contient une description des moyens (le comment) et de la fréquence (le quand) des communications aux parties prenantes internes et externes. Elle peut aussi inclure le Management du Programme si le projet fait partie d'un programme.

Le Chef de Projet est responsable de la création de la Stratégie de Communication au cours de la Séquence d'Initiation du projet. Elle doit être revue pendant le processus de Gestion d'une Limite de Séquence pour s'assurer que les principales parties prenantes reçoivent les informations nécessaires.

La Stratégie de Communication contient les informations suivantes:

  • Une introduction pour rappeler au lecteur l'objectif du document pour le projet.
  • Procédure de Communication : Une description des méthodes de communication qui seront utilisées telles que le courrier électronique, les réunions, les présentations.
  • Les outils & techniques, tels que e-mail, intranet, newsletter.
  • Compte-rendu : les types de rapports et les informations qu'ils doivent contenir.
  • Timing : Indique quand les activités de communications doivent être réalisées.
  • Rôles & Responsabilités : Qui va gérer les communications ?
  • Analyse des Parties Prenantes : Types de Partie Prenante et les relations désirées avec chaque Partie Prenante.
  • Informations Nécessaires : Informations requises par le projet, dont la fréquence des communications et leurs formats.

Généralement un modèle de Stratégie de Communication est fourni par la Direction de l'Entreprise ou du Programme. Il peut être légèrement personnalisé pour les besoins du projet par le Chef de Projet.

Responsabilités pour le Thème de l'Organisation

  • Dir. Entreprise / Programme
    • Désigner l'Exécutif et peut-être le Chef de Projet dans le processus de Pré-Projet
    • Peut fournir un modèle de Stratégie de Communication
  • Exécutif
    • Peut désigner le Chef de Projet
    • Choisit le Comité de Pilotage et confirme l'Equipe de Management de Projet
    • Approuve la Stratégie de Communication
  • Utilisateur Principal
    • Apporte les ressources utilisateurs
  • Fournisseur Principal
    • Apporte les ressources fournisseurs
  • Chef de Projet
    • Prépare la Stratégie de Communication pendant le processus d'Initiation du Projet
    • Prépare les Descriptions de Rôles pour l'équipe de management de projet pendant le processus d'Elaboration du Projet
    • Assiste au développement du Cas d'Affaire
    • Aide à vérifier que les informations contenues dans le Cas d'Affaire sont correctes
  • Chef d'Equipe
    • Gère les membres de l'équipe
  • Assurance Projet
    • Conseille sur la sélection de l'équipe de management de projet
    • S'Assure que la Stratégie de Communication est conforme

Référence