PRINCE2 Methodology

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PRINCE2 est une méthodologie de gestion des projets. Elle couvre les aspects de management, de contrôle et d’organisation d’un projet. Elle en est à sa 5ème étition/révision, plus largement connue sous le nom de PRINCE2 2009. PRINCE2 est de plus en plus populaire et est devenu le standard de facto en gestion de projets au Royaume Uni, et la première certification en gestion de projet dans le monde. La certification PRINCE2 Foundation est la certification de gestion de projet la plus répandue avec plus de 1,2 million de certifiés de part le monde. Tout d’abord, quelques points basiques concernant la gestion de projet, permettant de mettre en place le contexte. Chaque fois que nous décidons de faire, créer, améliorer, changer ou réaliser quelque chose, nous devons répondre à ce type de questions :

  • Quelle est la situation actuelle (D’où partons-nous) ?
  • Que voulons-nous faire (principaux objectifs) ?
  • Quand pouvons-nous commencer le projet ?
  • Quelles connaissances et ressources avons-nous à notre disposition pour le réaliser ?
  • Pouvons-nous le faire seul ou avons-nous besoin d’aide (dans l’organisation ou à l’extérieur) ?
  • Quelle sera la durée (estimation) ?
  • Quel sera le coût (estimation) ?

Ce sont des questions standard fréquemment posées au début de tout projet, et les réponses aident à exécuter le projet et livrer les résultats (produits) requis – en définissant ce qu’il y a à faire et en déterminant la meilleure façon de le faire.

PRINCE2 est considéré comme une méthode de management de projet structurée. Elle permet de gérer un projet de manière logique et organisée, en suivant des étapes prédéfinies (Processus PRINCE2). L’expérience montre que les projets mal organisés et mal controlés se terminent généralement en échec, et PRINCE2 a été développée pour empêcher ce genre de désastre.

D’après la méthodologie PRINCE2, un projet doit avoir :

  • Un début contrôlé : définir ce qu’il y a à faire, avec le plus de détails possible et créer un solide Cas d’Affaire (Justification du projet).
  • Un déroulement contrôlé : continuer à controler le projet de manière à s’assurer que le Cas d’Affaire est toujours viable au cours du projet.
  • Une fin contrôlée : vérifier que le projet à délivré les résultats (produits) attendus, s’assurer qu’ils sont acceptés, qu’ils seront pris en charge après la clôture du projet. Ensuite le projet peut être clôturé.


Avantages de PRINCE2

PRINCE2 est une approche structurée de la gestion de projet. Elle fournit une méthode pour gérer un des projets dans un cadre défini et facile à suivre. PRINCE2 décrit

  • des procédures (processus) pour coordonner les acteurs et les activités d’un projet,
  • les rôles et responsabiltés
  • comment concevoir et superviser le projet à différents niveaux
  • ce qu’il faut faire lorsque le projet à besoin d’un ajustement (ex. gestion des incidents et des requêtes de changement)

Chacun des sept processus de PRINCE2 sont spécifiés avec leurs principales entrées et sorties, ainsi que des objectifs spécifiques et des activités à réaliser.

La méthodologie PRINCE découpe le projet en séquences (plus facilement gérables) ; ce procédé permet un meilleur contrôle des ressources. PRINCE2 fournit un langage commun à tous les acteurs du projet, ce qui permet d’améliorer la communication entre les intervenants. Les rôles de gestion et responsabilités (Chef de Projet, Exécutif, Utilisateur Principal, etc...) impliqués dans le projet sont entièrement décrits et adaptable à l’environnement du projet et à l’entreprise.

Défauts de PRINCE2

Certaines personnes pensent que PRINCE2 n’est pas adaptée pour les petits projets. En effet, dû au grand nombre de documents de gestion qui doivent être créés, plusieurs personnes ont souvent cette impression, après avoir suivi une formation PRINCE2. La description de ces documents fait partie du cursus de formation, mais il faut surtout retenir que PRINCE2 est flexible et peut être adapté pour gérer des petits projets d’un ou deux jours. Cependant l’adaptation de PRINCE2 à l’environnement d’un projet nécessite une bonne connaissance de PRINCE2 et une bonne expérience de gestion de projet. C’est pour cette raison que la plupart des certifiés PRINCE2 ne pratiquent pas PRINCE2.

Astuce: Utilisez le minimum de documentation dans un projet PRINCE2, juste ce qui vous semble nécessaire.

PRINCE2 : Les Processus

PRINCE2 décrit ce qu’on doit faire dans un projet, et quand le faire. Elle définit pour cela une série de processus qui couvrent les activités à réaliser dans un projet, du commencement à la fin. C’est pour cette raison que PRINCE2 est définie comme étant une méthode axée sur les processus. Les sept processus de PRINCE2 sont les suivants :

  • Elaborer le Projet : vérifier si le projet est valable et viable, sinon ce n’est pas la peine de l’exécuter.
  • Initialiser le Projet : collecter les besoins, planifier le projet et créer le Cas d’Affaire.
  • Diriger le Projet : c’est ici que le comité de pilotage prend ces décisions pour chaque séquence à exécuter.
  • Gérer une Limite de Séquence : rapport sur la séquence en cours et planification de la suivante
  • Contrôler une Séquence : surveiller et contrôler le projet une séquence à la fois
  • Gérer la Livraison du Produit : c’est ici que l’équipe développe les produits qui sont demandé par le client.
  • Clore le Projet : Remettre les produits et terminer le projet


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PRINCE2 : Les Principes

Chaque projet doit appliquer les sept principes ci-dessous (en d'autres termes, les bonnes pratiques ou bonnes caractéristiques de projet) qui permettent de l'évaluer :

  • Justification continue pour l'entreprise : y’ a t’il un Cas d’Affaire viable et valide ?
  • Leçons tirées de l'expérience : quelles leçons seront utilisées ?
  • Rôles et responsabilités définis : les intervenants connaissent-ils leurs rôles et responsabilités ?
  • Management par séquence : comment découper le projet en séquences ?
  • Management par exception : quelles sont les tolérances des séquences et du projet ?
  • Focalisation sur le produit : comment sont documentées les descriptions des produits ?
  • Adaptation à l'environnement de projet : comment adapter PRINCE2 à ce projet ?

PRINCE2 : Les Thèmes

PRINCE2 contient sept thèmes. Ce sont les aspects de la gestion de projet qui doivent être abordées en permanence pour favoriser la réussite du projet (ex. Les risques : vous devez toujours considérer les risques pendant un projet):

  • Cas d’Affaire : justification du projet et bénéfices
  • Organisation : rôles et responsabilités
  • Qualité : documenter les exigences de qualité du projet
  • Plans : créer les plans du projets et des séquences
  • Risques : comment évaluer et contrôler les risques
  • Changement : comment gérer les demandes (requêtes) de changement
  • Progression : comment surveiller et contrôler le projet

La méthodologie PRINCE2 est une bonne façon de structurer votre projet. PRINCE2 fournit un cadre où la collecte des besoins et les responsabilités peuvent être clairement communiquées entre l'équipe de projet et les autres intervenants.

PRINCE2 : Les Rôles

Le Comité de Pilotage

Le Comité de Pilotage est nommé par la direction de l'entreprise ou un programme pour prendre la direction générale du projet. Il doit être composé de cadres avec l'autorité d'engager des ressources au projet et d'agir comme représentants publics du projet. Il est également nécessaire que les membres du Comité de Pilotage prennent le temps de mener à bien leurs responsabilités et doivent être remplacés le cas contraire.

Le Comité de Pilotage donne son accord pour tous les plans majeurs, et doit autoriser tous les changements importants aux plans de séquences déjà validés. Il valide la fin de chaque séquence et autorise le début de la séquence suivante.

Le Comité de Pilotage désigne le Chef de Projet, et établit les tolérances (de séquences) dans lesquelles il doit travailler. Le Comité de Pilotage est responsable d’assurer que le projet reste en bonne voie pour atteindre les objectifs fixés dans la qualité exigée par le Cas d’Affaire défini dans le contrat du projet.

Le Comité de Pilotage est composé de trois rôles :

  • Exécutif : une seule personne (principal responsable)
  • Utilisateur Principal : une ou plusieurs personnes
  • Fournisseur Principal : une ou plusieurs personnes

Le Comité de Pilotage contrôle le projet de trois façons :

  • En utilisant les tolérances de séquence
  • En prenant des décisions entre chaque séquence (ex. Continuer ou Pas)
  • En examinant les rapports réguliers fournis par le Chef de Projet (Rapports de Progression)


Exécutif

L’Exécutif est le responsable ultime du succès du projet. Il s’assure du retour sur investissement, et de l’équilibre des exigences du business, des utilisateurs et des fournisseurs. Il nomme les personnes appropriées aux rôles d’Utilisateur Principal, de Fournisseur Principal et de Chef de Projet. Il doit avoir une bonne communication permanente entre l’Exécutif et le Chef de Projet tout au long du projet, et ce dernier doit avoir la possibilité d’approcher l’Exécutif à tout moment. L’Exécutif suit de près les progrès et les changements aux plans du projet. Il approuve la notification de clôture du projet, et est aussi le responsable ultime des risques du projet.

Utilisateur Principal

Ce rôle est constitué d’une ou plusieurs personnes, par exemple le responsable d’une Business Unit, et certaines personnes ayant une bonnes connaissance des exigences et des processus. L’Utilisateur Principal spécifie les besoins de ceux qui utiliseront le produit final, et suit les progrès du projet pour s’assurer que la solution répond à ces besoins. Ils pensent toujours en ces termes : “La solution proposée améliorera-t’elle notre façon de travailler ? ”. L’Utilisateur Principal doit aussi fournir les informations sur les bénéfices attendus que le produit apportera à l’organisation, et veille à ce que ces bénéfices soient réalisés. Il représente les intérêts et les exigences des utilisateurs, et doit avoir le temps de travailler sur le projet. En effet très souvent l’Utilisateur Principal se voit attribué les responsibilités, mais pas le temps nécessaire pour les assumer.


Fournisseur Principal

Le Fournisseur Principal conseille sur les aspects techniques du projet, notamment la méthode, la conception et la stratégie. C’est aussi un rôle partagé : par exemple le responsable IT et un certain nombre d’experts ou chefs d’équipe. Il approuve les descriptions de produits qui sont pour la plupart créés pendant la séquence d’Initialisation, et représente les intérêts de ceux qui réalisent la conception, le développement, l’exploitation et l’entretien du produit. Le Fournisseur Principal a le pouvoir d'utiliser les ressources nécessaires pour faire le travail et de livrer les produits.

Chef de Projet

Le Chef de Projet assure au nom du Comité de Pilotage, la gestion jour après jour du projet en cours, dans les spécifications et les tolérances convenues pour les six variables du projet (Temps, Coût, Qualité, Périmètre, Bénéfices, Risques). Il s’assure que le produit final convient (aussi près que possible) aux attentes, et a la responsabilité de documenter et d’examiner les bénéfices attendus durant le projet. Il doit y avoir une bonne communication entre le Chef de Projet et l’Exécutif.

Chef d’Equipe

Dans les petits projets, le rôle de Chef d’Equipe peut être tenu par le Chef de Projet. De plus grands projets pourraient nécessiter un rôle spécifique de Chef d’Equipe qui a une expertise sur le produit, ou qui travaille dans un autre lieu que le Chef de Projet. Le Chef D’Equipe reporte au Chef de Projet, mais est responsable d’assurer que le produit est livré dans les temps et au niveau de qualité requis pour son acceptation. Le Chef d’Equipe crée ses propres plans d’équipe, et utilise des rapports d’avancement pour communiquer les progrès au Chef de Projet.

Support du Projet

Dans la plupart des cas, le Chef de Projet est en charge du support du projet. Il peut s’agir d’un conseil sur un outil de gestion projet, de services administratifs : documents, collecte des données en d’autres termes l’administration du projet. Dans les grandes organisations, les Bureaux de Projets (PMO) peuvent fournir du personnel de support de projet au Chef de Projet. Le rôle de Support du Projet devrait être utilisé comme un chemin de formation à la gestion de projets, mais peu d’entreprises le font, ce qui est dommage.

Ressources Externes

Video course: How to run your first PRINCE2 project: Part 1

Video course: How to run your first PRINCE2 project: Part 2

Video course: How to run your first PRINCE2 project: Part 3