Plans

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Les Chefs de Projet qui travaillent dans un Environnement Programme seront en mesure de tirer parti de la façon dont des projets ont été fait dans le passé et obtenir des exemples de la façon dont les plans projet sont crées. Ces plans types (modèles) peuvent être d'une grande aide.

PRINCE2 pourrait donner l'impression que vous avez besoin de tout savoir d'avance avant de créer le plan projet et toutes les descriptions de produits. Cela est possible avec certains projets, mais avec certains projets informatiques, une approche moins rigide est nécessaire et chaque séquence peut être une itération. Ainsi le processus Gérer une limite de séquence peut être utilisé pour créer les descriptions de produits pour les nouveaux produits qui seront créés dans la séquence suivante.

Une bonne chose à garder à l'esprit est de savoir comment vous allez communiquer le plan projet au Comité de Pilotage du Projet, car ils ne sont pas intéressés par la lecture d'un document de 20 à 30 pages. Vous pourriez demander à l'exécutif la façon à laquelle ils souhaitent recevoir ces informations d'état (chercher la réponse dans les précédents projets). Mon outil préféré de planification/suivi/reporting est la liste de contrôle du produit. Cela est facile à créer, maintenir et à lire et, surtout, il est un bon moyen de communiquer avec les parties prenantes qui ont besoin de ces informations. Vous trouverez un exemple d'une liste de produits plus loin dans ce thème.

Une des premières choses que je fais lors de la planification est d'essayer de garder une vision du Contenu. Il est très facile pour un projet de commencer comme un projet simple, mais quand vous commencez à lister les exigences dans une Structure de Découpage du Produit, il montre exactement ce que ce soi-disant projet simple implique réellement. La Structure de Découpage du Produit facilite la discussion sur le Contenu et les exigences avec l'Utilisateur Principal.

J'ai vu peu de Chefs de projet utiliser la technique de planification basée sur le produit, et plus particulièrement la technique de Structure de Découpage du Produit ,ce qui est dommage, car elle est très utile. Peut-être que la raison principale de ceci est que les chefs projet ne sont pas assez formés sur le sujet. Par conséquent, ce manuel comprend un exemple simple et montre comment vous pouvez utiliser la liste pour vous aider à démarrer. Pour l'examen Fondation, vous avez juste besoin de comprendre comment la planification basée sur les produits fonctionne.

La connaissance Plans selon PRINCE2

Le but des informations dans ce thème Plans est de fournir un cadre pour concevoir, développer et maintenir les plans projet afin de faciliter la communication et le contrôle dans le projet

Ce thème permet de répondre aux questions suivantes:

  • Quelles sont les exigences?
  • Comment ça sera atteint et par qui?
  • Comment mieux concevoir les produits?
  • Quelles seront les différentes étapes?
  • Comment la planification basée sur les produits sera faite?
  • Quel niveau de qualité doit être atteint?
  • Combien cela va coûter?
  • Quel sera le niveau de détail requis pour chaque plan?

Rappelez vous, sans un plan il n'y a pas contrôle, de telle sorte qu'un plan est nécessaire pour le projet.

l'acte même de planification permet à l'équipe de gestion du projet d'anticiper et d'éviter les chevauchements, les omissions et les menaces. Et rappelez vous, que ne pas avoir de plan revient à planifier l'échec.

Définitions de Plans

Parfois certains pensent qu'un plan est un diagramme Gantt, sauf qu'il est bien plus que cela. Il est un document qui décrit comment, quand et par qui une cible ou un ensemble d'objectifs spécifiques doivent être atteints. Vous pourriez penser que la cible est juste pour créer le produit du Projet, mais il y aura aussi des cibles délais, coûts, qualité, contenu, risques, bénéfices et, bien sûr, produits.

Un plan doit donc contenir les informations nécessaires pour démontrer que ces objectifs sont réalisables. Comme vous pouvez l'imaginer, l'épine dorsale de tout projet est le plan. Il est créé au début du projet et continuellement mis à jour tout au long du projet pour montrer ce qui a été réalisé jusqu'à présent (réelles) et ce qui reste à faire. Le plan initial pourrait également être comparé au plan d'avancement du projet ou le plan à la fin du projet pour voir comment le projet est en train d'évoluer par rapport au plan initial. Le plan original peut également être connu comme le premier plan de référence (signé et daté).

Qu'est ce que la planification?

La planification est l'acte ou le processus de conception et de maintien du plan. Le terme planification est utilisé pour décrire les actions utilisées pour créer les plans et documents associés. Parfois la phase de planification peut être précipitée, car il y a une pression pour commencer à créer les produits que le client souhaite utiliser.

Trois niveaux pour un Plan

Il est souvent impossible de planifier un projet entier dès le début, cependant vous pouvez planifier avec suffisamment de détails précis seulement peu de temps à l'avance. Ceci est appelé l'horizon de planification, planifier aussi loin que vous pouvez voir. Il est donc une bonne idée d'avoir différents niveaux de plans; PRINCE2 recommande trois niveaux. Les trois types de plan sont:. Plan Projet, Plan de Séquence et Plans d’Équipe

  • Le Plan Projet est utilisé au niveau de la direction et est donc utilisé par le Comité de Pilotage de Projet. Il est créé pendant le processus de lancement de projet et est un plan haut niveau pour l'ensemble du projet. Il montrera les principaux produits du projet, quand ils seront livrés et les coûts associés. Il est un document de contrôle majeur pour le Comité de Pilotage de Projet. Le Chef de Projet maintient le plan projet à jour tout au long du projet.
  • Le Plan de Séquence est utilisé au niveau gestion. Il est créé pour chaque séquence (par exemple, pour une période de 2 mois), et est utilisé par le Chef de Projet sur une base quotidienne. Il est beaucoup plus détaillé que le Plan Projet et se concentre seulement sur une séquence.
  • Plans d’Équipe sont utilisés au niveau Livraisons. Ils sont créés et utilisés par le Chefs d'équipe dans la gestion du processus de livraison de produit. L'objectif est de planifier le travail qui est attribué au Chef d'équipe dans les lots de travaux.

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Les autres plans créés en cours du projet comprennent le Plan d'exception, qui remplacera un Plan Projet existant ou un Plan Séquence et le Plan de revue des Bénéfices, qui est couvert dans le thème de cas d'affaire.

Le chemin de planification

Voici un aperçu simple des étapes de planification d'un projet typique. Cela rendra plus facile de comprendre à quel moment les plans sont créés et leurs valeurs apportées au projet. Tous les plans seront expliqués dans les pages suivantes. Je vous suggère de revenir à ce diagramme pendant votre lecture les sections suivantes.

  • Créer la Description du Produit du Produit (DPP).Création la DPP est la première partie de la planification basée sur les produits.
  • Ceci est le Plan de la Séquence d'Initiation; crée par le Chef de Projet.Ceci est le plan quotidien pour la séquence d'initiation, qui est le 1er stade du projet. Cette technique de planification basée sur les produits peut être utilisé dans les procédés SU, IP et SB. Les documents suivants sont produits par cette technique
  • Description du produit du Projet (Uniquement créé dans le processus SU).
    • Créer la Structure de Découpage du Produit (SDP).
    • Créer les Descriptions des Produits (PD).
    • Créer le Diagramme de Flux des Produits (DFP).
  • Le Plan Projet est un plan haut niveau pour l'ensemble du projet. Il fournit l'analyse de rentabilisation, information sur les coûts et délais et doit être approuvé par le Comité de Pilotage du Projet. Après approbation, il devient une référence (signé et stocké).

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  • Les Plans de Séquence sont créés par le Chef de Projet et sont produites à la fin de la séquence en cours pour la séquence suivante. C'est un plan niveau tâches quotidiennes pour la séquence suivante.

Les Plans d'exception sont des plans qui peuvent être utilisés pour remettre le projet ou une séquence sur la bonne voie si le projet ou la séquence sont hors tolérance. Le Plan d'Exception part du niveau où le plan actuel est arrêté et va à la fin du plan. Le plan projet est mis jour à chaque processus limites de séquence, et il montre quand et quels produits ont été créés lors de la séquence précédente. Le projet plan est également mis jour pour inclure de nouvelles informations de planification du plan de la prochaine séquence et peut être d'autres informations prévisionnels. à la fin du projet, le plan projet est mis jour par le Chef de Projet. Il montre le coût total et le calendrier du projet, et montrant également ce qui a été livré. Le Comité de Pilotage du Projet peut comparer ce plan au plan de référence originale pour voir de quelle façon le projet a évolué par rapport au plan initial. Les plans d'équipe sont créés par les chefs d'équipe et ils sont facultatifs.

Le Plan Projet

Le Plan Projet : Qu'est ce qu'un Plan Projet le plan projet est un plan haut niveau et est principalement utilisé par le Comité de Pilotage du Projet. Il explique comment et quand les cibles délais, coûts, contenu et qualité d'un projet doivent être atteints. Le plan projet présente les principaux produits, activités et ressources nécessaires pour le projet Question : De quelle façon le plan projet est utilisé par le Comité de Pilotage du Projet Réponse: Le plan projet est utilisé par le Comité de Pilotage du Projet comme référence pour surveiller la progression séquence par séquence. Le Comité de Pilotage du Projet peut vérifier l'état du projet à la fin de chaque séquence pour voir comment le projet progresse par rapport au plan initial du projet.

Le Plan de Séquence

Qu'est ce qu'un Plan de Séquence? Un plan de séquence est nécessaire pour chaque projet. Le plan de séquence est similaire au plan projet mais est beaucoup plus détaillée, le Chef de Projet utilisera ce plan quotidiennement. Rappelez vous, que le plan projet est un plan très haut niveau, qui donne une vision sur l'ensemble du projet Création du Plan de Séquence : Chaque plan de séquence est séquence à l'approche de la fin de gestion de la séquence actuelle dans le processus des limites d'une séquence. Un des avantages d'utiliser des séquences est qu'elles permettent à un grand projet d'être fragmenter en plus petits morceaux plus contrôlables. D'autres méthodes de projet utilisent des sous-projets pour fragmenter de grands projets

Plans d'équipe

Qu'est les plans équipe ? Plans d'équipe sont produites par le Chef d'équipe pour planifier l'exécution d'un ou plusieurs lots de travaux. Les Plans d'équipe sont facultatifs, selon la taille du projet, sa complexité et le nombre de ressources nécessaires à la conception des produits. PRINCE2 ne fournit pas un modèle pour un plan d'équipe, et les équipes peuvent appartenir à différents fournisseurs qui pourraient avoir leurs propres modèles de plan. Les chefs d'équipe peuvent créer leurs plans d'équipe en concertation avec le Chef de projet au même titre qu'ils ont la charge d'élaborer le Plan de Séquence.

Le Plan d'Exception

Un plan d'Exception est utilisé pour réparer l'effet d'un écart de tolérance (sortir hors des seuils de tolérance). Par exemple, si au cours d'une séquence, le Chef de Projet prévoit une sortir hors des seuils de tolérance coûts de 15% (ou le subit déjà), puis il doit avertir le Comité de Pilotage de Projet de cette déviation (aussi appelé "Exception"). Le Comité de Pilotage de Projet demandera très probablement un plan mis à jour pour terminer l'étape actuelle, et ce plan (Plan d'Exception) remplacera le Plan de séquence en cours. Ainsi le Chef de Projet va créer un plan d'exception et s'il est approuvé par le Comité de Pilotage de Projet, remplacera le plan de la séquence en cours pour permettre au Chef de Projet de terminer l'étape cours.

Un plan d'Exception est créé avec le même niveau de détail que celui qu'il remplace . Il prend effet la où le plan actuel a été arrêté jusqu'à ce que le travail soit fait. Plans d'exception peuvent être utilisés pour remplacer les plans de séquence et les plans projet, mais pas les plans d'équipe.

Les étapes de planification et d'élaboration du plan selon PRINCE2

PRINCE2 a une approche unique de la planification. Il commence par identifier les produits requis et c'est seulement à ce moment là qu'il prend en considération les activités, dépendances et ressources nécessaires pour la livraison de ces produits. La plupart des autres méthodes et cadres de projets commencent par les activités. Vous avez peut-être entendu parler du terme "Structure de Découpage de Produit." L'approche PRINCE2 du point de vue des plans a les 7 étapes suivantes qui sont faciles à comprendre.

  • Conception du plan: Devrait être appelé « Choisissez le style et le format du plan »
  • Définir et analyser les produits: La planification basée sur le projet est utilisé pour faire delà
  • Identifier les activités et les dépendances: activités nécessaires pour créer les produits
  • Préparer les estimations: Estimer les délais et les ressources
  • Préparer le calendrier: Mettez les activités dans un échéancier et créer les séquences
  • Documenter le plan: Ajouter des commentaires pour expliquer le plan utilisant des hypothèses, leçons utilisées, conditions préalables, plan de mise en place, de suivi, de contrôle, des budgets, et des tolérances
  • Analyser les risques: Pour chacune des étapes ci-dessus, des nouvelles informations sur les risques nouveaux et existants seront découvertes et doivent être suivis.
  • Ces mesures sont prises pour créer le plan projet, le plan de séquence et peut être quelques unes des étapes ultérieures peuvent être prises pour créer le plan d'équipe.

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Étape 1 : Concevoir le plan

Je pense que ce titre devrait être "Choisissez un modèle de plan» comme c'est ce que font généralement les Chefs de projet dans le monde réel. Si le projet fait partie d'un programme, le programme aura très probablement avoir une approche commune de planification, qui pourrait ensuite être décliné dans le plan projet:

Quelques conseils à prendre en compte pour cette étape - Concevoir le Plan :

  • Pensez à votre auditoire et à comment ils vont pouvoir accéder aux données.
  • Considérez les outils à utiliser pour des choses comme l'estimation, la planification et le suivi.
  • Le choix des outils de planification n'est pas obligatoire mais il peut économiser beaucoup de temps et mettre en évidence des problèmes potentiels, tels que la surexploitation des ressources et les questions de dépendances. .

Étape 2: Présentation sur la Planification basée sur le produit

PRINCE2 utilise la technique de planification basée sur les produits pour identifier et analyser les produits prévus. Les quatre étapes de planification basée sur les produits sont :

  • Rédaction de la Description du produit du projet : Description du produit principal (processus SU)
  • Création de la Structure de Découpage du Produit : Lister tous les produits qui doivent être créés
  • Rédaction de la Description du produit : Fait pour les produits requis.
  • Création du Diagramme de Flux du Produit : Indiquer le flux conception du produit et les interdépendances

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Planning basé sur le produit est un processus itératif et a un certain nombre d'avantages:

  • Identifier et documenter clairement les produits du Plan et les interdépendances
  • Montrer clairement sur quoi le projet porte ; cela évite les fausses attentes.
  • Impliquer les utilisateurs en fournissant les exigences du produit et donc accroître leur soutien.
  • Amélioration communications, car il fournit un simple aperçu de ce qui doit être fait, et il est beaucoup plus facile d'obtenir des commentaires.
  • Clarifier ce qui est dedans et dehors du périmètre du projet; cela permet d'éviter la « dérive du contenu »
  • Et enfin, il est plus facile d'obtenir un accord clair sur ce qui doit être produit.

PBP Étape 1 : Écrivez la Description du Produit du Projet

La première étape dans la planification basée sur le produit est d'écrire la description du produit du projet. Ceci est une description du produit principal que le projet produira (par exemple, le "Bâtiment résidentiel"). Nous avons déjà utilisé cet exemple dans le thème de Qualité et appris qu'une description détaillée du produit du projet est très importante pour comprendre ce qui doit être produit par le projet et de comprendre le niveau de qualité requis.

Le principal utilisateur est chargé de fournir les informations sur la Description du produit du projet. Les Chefs de projet coordonnera la plupart des travaux pour la préparation de ce document. Ils consulteront l'Utilisateur Principal, l'Exécutif, et d'autres spécialistes. La Description du produit du projet devrait être aussi détaillée et complète que possible, et elle peut avoir le format suivant

PBP Étape Créez la structure de répartition du produit

Le produit principal de projet se décompose en de principaux produits qui sont à leurs tour subdivisés en d'autres produits pour donner un aperçu hiérarchique. Ceci est appelé une Structure de Décomposition du Produit (SDP). Une "carte heuristique" pourrait également être utilisé. En fait, je dirais que vous commencez avec une carte heuristique. Ne vous inquiétez pas de la façon dont vous faites cela (bonne ou mauvaise). Si vous pouvez utiliser le SDP pour expliquer la façon dont vous voyez les parties du projet à d'autres personnes, alors vous êtes sur la bonne voie.

Vous devriez considérer les points suivants lors de la création d'une Structure de Décomposition du Produit

  • C'est une bonne idée d'impliquer un groupe de personnes (groupe de travail) qui représentent les différents intérêts du projet, comme utilisateur, fournisseur, et personnes ayant des connaissances spécifiques.
  • Utiliser les post-its ou un tableau blanc, de sorte qu'il soit plus facile de faire des changements au fur et à mesure de l'apprentissage
  • Soyez ouvert sur la structure à utiliser dans le diagramme de Structure de Découpage du Produit, et choisissez un de sorte à parvenir à un consensus avec les autres. Prenons l'exemple d'un nouveau projet d'ordinateur portable.

PBP Étape 3: Écrire les descriptions du produit

Une description du produit est normalement écrite pour chacun des produits identifiés dans la Structure de Découpage du Produit si nécessaire. Voici quelques points à considérer lors de la création des descriptions de produit. Rappelez-vous que l'information sur la qualité constitue une bonne partie de ces descriptions.

  • Rédaction des descriptions de produits devraient être lancés dès qu'ils ont été identifiés et devraient impliquer toutes les personnes nécessaires.
  • Une fois le plan projet est terminée, toutes les descriptions de produits sont référencées et doivent passer via le Contrôle des Changements si des changements doivent être faits.
  • Les personnes qui représentent les utilisateurs doivent être impliqués dans la définition des critères de qualité pour les produits et toutes autres informations liées à la qualité.
  • Comme les projets sont souvent similaires dans différentes entreprises, des descriptions de produits de projets antérieurs pourraient être utilisés au lieu d'en créer un nouveau pour chaque produit et repartir de zéro
  • reportez-vous aux normes à chaque fois que cela est possible au lieu d'écrire sur le cahier des charges en détail
  • pour les petits projets, il peut être nécessaire d'écrire seulement la description du produit du projet

Etape PBP 4: Diagramme Flux du Produit

Un Diagramme Flux du Produit définit l'ordre dans lequel les produits du plan seront développés, et montre les dépendances entre elles. Le diagramme montre également les produits qui sont dehors du champ d'application du plan. Une fois ce schéma est en place, les prochaines étapes seraient à examiner les activités qui sont nécessaires, ainsi que l'estimation et la planification.

Voici quelques points à considérer lors de la création du Diagramme Flux du Produit

  • Le Chef de projet doit faire en sorte d'impliquer les autres personnes qui vous aideront à livrer les produits au lieu d'essayer de le faire par soit même.
  • vous pouvez envisager de créer le Diagramme Flux du Produit à la même séance de travail que la Structure de Découpage du Produit profitant du fait que les personnes ayant les connaissances nécessaires soient disponibles.
  • Utilisez des symboles dans le diagramme (un rectangle pour un produit, une ellipse pour un produit extérieur).

Un bon exemple d'un produit diagramme est le schéma de montage que vous obtenez lorsque vous achetez des meubles chez IKEA. Leurs diagrammes montrent les étapes que vous devez suivre.

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Étape 3 : Identifier les activités et les dépendances

Ceci est la 3ème étape de l'approche PRINCE2 concernant les Plans. Activités: L'objectif est de faire une liste des activités qui doivent être faites, et c'est beaucoup plus facile maintenant que vous avez l'information des documents de la planification basée sur les produits avec la Structure de Découpage du Produit et les Diagrammes de Flux des Produits ainsi que les Descriptions de Produits. .

Étape 4 : Préparer les estimations

Ceci est la 4ème étape de l'approche PRINCE2 aux plans. Estimer c'est décider combien de temps et combien de ressources sont nécessaires pour mener à bien un travail à un niveau acceptable. Le Chef de Projet doit faire le moins d'estimation possible, il est préférable de demander à quelqu'un qui a plus d'expérience. Ainsi le Chef de Projet devrait monter un groupe de travail et inviter les personnes nécessaires; cela peut être fait dans le même atelier que la planification basée sur les produits.

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Ce qu'implique l'estimation :

  • Identifier le type de ressources nécessaires, ainsi que les compétences spécifiques c'est souvent cruciale. Tenez compte des ressources non-humains, tels que les équipements (par exemple,les équipements d'essai), Voyage et frais de déplacement
  • Faire une approximation de l'effort requis pour chaque activité, tant que nous ne pourrons jamais vraiment garantir un délais précis pour accomplir une activité.

Étape 5 : Préparer le calendrier

Ceci est la 5ème étape de l'approche PRINCE2 aux plans, il existe de nombreuses approches différentes pour la planification et de plus en plus de gens utilisent des outils informatiques pour les aider à le faire. Le Chef de projet doit déjà avoir la liste de toutes les activités, leurs dépendances, et la durée des effort pour les activités avant de pouvoir commencer cette tâche de planification. Alors, voici quelques unes des étapes que le Chef de Projet doit accomplir

  • Définir le séquencement d'activités
  • Évaluer la disponibilité des ressources
  • Attribuer les ressources
  • niveau d'utilisation des ressources
  • accord sur des points de contrôle
  • Définir des jalons
  • Calculer le besoin total en ressources et les coûts
  • Présenter le calendrier

Si vous avez fait des ordonnancements avant, vous avez couvert la plupart de ces étapes. Il est juste que PRINCE2 a donné à chacun d'eux un nom et MS Project vous permet de faire la plupart de ces actions simultanément.

Étape 6 : Documenter le plan

Documenter le plan est le 6ème étape dans l'approche PRINCE2 aux plans. L'objectif est d'ajouter un texte similaire à ce qui suit pour les expliquer:

  • Description du Plan : Une description du texte du plan pour aider à le comprendre
  • Planifier les conditions préalables : des aspects qui doivent être mis en place pour pour réussir le plan
  • Dépendances externes : Liste des dépendances externe qui influeront sur le plan
  • Hypothèses de planification: Liste des hypothèses sur lesquelles repose le plan
  • Leçons incorporées : leçons tirées de projets similaires ou antérieurs
  • Surveillance et contrôle : Décrivez comment le plan sera surveillé et contrôlé
  • Information sur le budget: Coût, temps du projet, provisions pour Budget lié aux Risques & Change
  • Tolérances : Aperçu des tolérances pour les 6 variables du projet
  • Risques : Vue d'ensemble des risques

La liste de contrôle du produit

La liste de contrôle de produit est une liste de tous les principaux produits d'un plan, en plus des dates de livraison clés. La liste de contrôle du produit peut très probablement être une feuille de calcul qui contiendra les informations suivantes:

  • ID de produit: Numéro et Titre du produit
  • Description du produit: Date planifiée à laquelle cela sera prêt et la date actualisée
  • Version du produit: Dates planifiées et actualisées pour une version du produit
  • Contrôle qualité: Dates planifiées et actualisées pour le contrôle qualité
  • Date d'approbation: Dates planifiées et actualisées pour approbation
  • Date de transfert: Dates planifiées et actualisées pour transfert (si cette étape est nécessaire)

Responsabilités

  • Corp / Programme
    • Mettre en place des Tolérances Projet (énumérés dans le mandat du projet ).
    • approuver les plans d'exception du projet.
  • Exécutif
    • Approuver le plan du projet et peut approuver les plans d'exception niveau séquences.
    • Définir les tolérances pour chaque étape.
  • Utilisateur principal
    • Fournir les ressources pour aider à la planification basée sur les produits.
  • Fournisseur principal
    • Fournir les ressources pour aider à la planification & à la planification basée sur le produit.
  • Chef de projet
    • Faciliter le processus complet de planification basée sur les produits
    • Écrivez les descriptions de produits (responsabilité partagée avec le Chef d'équipe).
    • Créer un plan projet, des plans de séquences et des plans d'exception le cas échéant.
    • Mise à jour du Plan projet (au cours du processus SB) pour communiquer les chiffres réels à date.
  • Chef d'équipe
    • Assiste le Chef de Projet dans la planification et à la préparation des plans d'équipe.
    • Partager les responsabilité de rédaction des descriptions de produits et PFD.
  • Assurance projet
    • Offrir des conseils de planification au Chef de Projet.
    • Assurer le Comité de Pilotage de Projet de la mise en œuvre du QMS.
  • Soutien projet
    • Assistance à la compilation des plans projet et des plans de séquences

Référence